gaziantep islam bilim ve teknoloji �niversitesi, gaziantep islamic science and technology university

G�rev Tan�m�

DA�RE BA�KANI

GÖREV AMACI: Gaziantep �slam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi üst yönetimi taraf�ndan belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; birimlerdeki gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik, verimlilik ilkelerine ve mevzuata uygun olarak yürütülmesi amac�yla görev kapsam�ndaki görevleri yerine getirir.

ORGAN�ZASYONDAK� YER: Rektörlük Makam�na ba�l� olarak görev yapar.

BA�LI OLDU�U B�R�M: Rektörlük/Genel Sekreterlik

BA�LI BULUNAN B�R�MLER: -Yaz� ��leri �ube Müdürlü�ü

- Otomasyon �ube Müdürlü�ü

- Kay�t Kabul �ube Müdürlü�ü

- Burs Takip �ube Müdürlü�ü

GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

Kurum içi ve kurum d��nda Daire Ba�kanl��n� temsil etmek,
Daire Ba�kanl��n�n harcama yetkilili�i görevini yürütmek,
Ba�kanl��a ba�l� birimler aras�nda koordinasyonu sa�lamak ve bilgilendirme toplant�lar� düzenlemek,
Ba�kanl��a ba�l� birimler taraf�ndan ilgili mevzuat uyar�nca yap�lmas� gereken i�leri kontrol etmek ve faaliyet raporlar�n� istemek,
Daire Ba�kanl��na gelen evrak�n ilgili birimlere havale edilmesini sa�lamak,
Akademik takvim organizasyonunu yapmak,
E�itim-ö�retim ile ilgili kararlar�n uygulanmas�n� sa�lamak,
Ba�kanl��n her türlü ihtiyaçlar�n� belirlemek ve kar��lanmas�n� sa�lamak,
Ba�kanl��n her türlü ta��n�r mal i�lemlerini yapt�rmak,
Daire Ba�kanl��n�n stratejik plan�n�, faaliyet raporlar�n� ve bilgilendirme dosyas�n� haz�rlatmak ve üst yönetime sunmak,
Daire Ba�kanl��n�n bütçesini haz�rlatmak ve üst yönetimin onay�na sunmak,
Ba�kanl��n kanunla�an bütçesinin uygulanmas�n� sa�lamak,
Ba�kanl��n mali yönetiminin ve kontrolünün mevzuata uygun yap�lmas�n� sa�lamak,
Biriminde olu�an tüm kalite kay�tlar�n�n uygun �ekilde dosyalanmas�n�, korunmas�n� ve bak�m�n�n yap�lmas�n� sa�lamak.
Gerekli oldu�u takdirde birimi ile ilgili ISO 9000:2015 prosedürlerinin (içeri�inde talimat ve formlar�n) de�i�ikli�i ile ilgili/yeni doküman olu�turmakla ilgili talepte bulunmak, bu dokümanlar�n güncelli�ini korumas�n� sa�lamak.
Tüm çal��malar�n� görev tan�mlar�na ve ISO 9001:2015 Kalite Güvence Sistemi prosedürlerine uygun olarak gerçekle�tirmek, birimindeki tüm personelin de ayn� prensiple görev yapmas�n� sa�lamak ve uygulamalar� denetlemek.
Üst Yönetim ve Genel Sekreterlik taraf�ndan verilen di�er görevleri yerine getirmek.

YETK�:

Harcama yetkilisi,
EBYS �mza yetkisi,
Personel görevlendirme, �ifre izinleri belirleme,
YÖKS�S birim yetkilisi,
Yukar�da belirtilen görevleri gerçekle�tirme yetkisine sahip olmak.

YETK� DEVR�: Yaz�l� olur ile bu alanda gerekli deneyime sahip olan personele yetkiyi verir.

ARANAN KR�TERLER:

657 Say�l� Devlet Memurlar� Kanunu’nda 2547 say�l� Yüksekö�retim Kanunu, Önlisans-Lisans Yönetmeli�i, YÖK kararlar� vb. mevzuata hâkim olmak.
En az lisans mezunu olmak.
En az 5 y�l hizmet süresi olmak.
Ö�renci i�leri süreçleri (kay�t, mezuniyet, muafiyet, yatay geçi� vb.) konusunda uygulama tecrübesi olan ve ÜBYS, otomasyon sistemleri, e-Devlet entegrasyonu gibi dijital sistemlerde yetkinli�e sahip olmak.

�UBE MÜDÜRÜ

ORGAN�ZASYONDAK� YER: Rektörlük Makam�na ba�l� olarak görev yapar.

BA�LI OLDU�U B�R�M: Ö�renci ��leri Daire Ba�kanl��

BA�LI BULUNAN B�R�MLER: - Yaz� ��leri �ube Müdürlü�ü

- Otomasyon �ube Müdürlü�ü

- Kay�t Kabul �ube Müdürlü�ü

- Harç �ube Müdürlü�ü

- Burs Takip �ube Müdürlü�ü

GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

Ö�renci i�leri süreçlerinin (kay�t, s�nav, mezuniyet vb.) planlanmas� ve yürütülmesini sa�lar.
Yüksekö�retim mevzuat�na ve üniversite senato kararlar�na uygun i�lemlerin yap�lmas�n� koordine eder.
Daire ba�kan�yla birlikte �ube içi i� bölümü ve personel görev da��l�m�n� yapar.
Ö�renci otomasyon sisteminin do�ru ve güncel �ekilde i�letilmesini denetler.
Transkript, ö�renci belgesi, mezuniyet belgesi gibi evraklar�n haz�rlanmas�n� kontrol eder.
Ö�rencilerin ders kay�tlar�, harç i�lemleri, not giri�leri ve ba�ar� durumlar�n� takip eder.
Akademik birimlerle (fakülte/yüksekokul) i� birli�i halinde süreçleri yürütür.
Ö�rencilerin bilgi taleplerine rehberlik eder, çözüm odakl� yakla��r.
YÖK, ÖSYM, e-Devlet ve di�er payda�larla olan yaz��malar� haz�rlar veya kontrol eder.
�ube personelinin görevlerini etkin biçimde yerine getirip getirmedi�ini denetler.
Faaliyet raporlar�n� ve istatistiksel bilgileri (mezun say�s�, kay�tl� ö�renci say�s� vb.) haz�rlar.
�ç denetim, kalite çal��malar� veya denetim kurullar�na haz�rl�k yapar.
YÖK ve ilgili kurumlar�n yay�nlad�� yeni mevzuat ve yönetmelikleri takip eder.
Uyumlu i�lem yürütülmesini sa�lar, gerekirse personeli bilgilendirir veya e�itir.
Yaz��malar� “Resmi Yaz��malarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakk�ndaki Yönetmelik Kurallar�na uygun olarak düzenlemek, ilgili yerlere ula�mas�n� sa�lamak.

YETK�:

Kendi �ubesinde görevli personelin çal��ma plan�n� belirleme, i� bölümü yapma ve günlük i�leri yönlendirme yetkisine sahiptir.
Personelin i� ve i�lem performans�n� denetleyebilir, gerekti�inde daire ba�kan�na rapor sunabilir.
Görev alan�na giren yaz�lar�n paraﬂanmas� ve bir üst makama sunulmas� konusunda yetkilidir.
Kay�t, belge düzenleme, bilgi güncelleme gibi i�lemlerle ilgili evraklar� paraf ederek süreci ba�latabilir.
Kay�t yenileme, s�nav i�lemleri, not giri�i, mezuniyet i�lemleri gibi süreçlerin takvimini planlayabilir ve de�i�tirebilir (Daire Ba�kan� onay�yla).
Sistemde (örne�in ö�renci otomasyonunda) olu�abilecek hatalar� tespit edip ilgili birimlerle çözüm sürecini ba�latabilir.
Ö�renci bilgi sistemine (ÜBYS/YÖKS�S vb.) yetki seviyesi dâhilinde eri�im hakk� vard�r.
�ube personeline sistem kullan�m izni tan�mlanmas� ya da s�n�rland�r�lmas� konusunda teklif sunabilir.
Kendi �ubesiyle ilgili konularda d�� kurum ve kurulu�larla (YÖK, ÖSYM, vb.) yap�lan yaz��malar� haz�rlay�p paraflayabilir.
Gerekli durumlarda resmi yaz� taslaklar�n� olu�turup Daire Ba�kan� imzas�na sunabilir.
Görevli personele çal��ma düzeni, evrak güvenli�i, bilgi gizlili�i konular�nda uyar� ve yönlendirme yapabilir.
Personelin hizmet içi e�itimi, mevzuat bilgilendirmesi veya oryantasyonu için e�itim önerisinde bulunabilir.
Mezuniyet, kay�tl� ö�renci, burs, s�nav istatistikleri gibi verileri haz�rlayarak üst yönetime sunma yetkisine sahiptir.
Üniversite içi komisyonlara veya kalite süreçlerine veri deste�i sa�layabilir.

YETK� DEVR�: Yaz�l� olur ile bu alanda gerekli deneyime sahip olan personele yetkiyi verir.

ARANAN KR�TERLER:

657 Say�l� Devlet Memurlar� Kanunu’nda ve 2547 Say�l� Yüksek Ö�retim Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
En az lisans mezunu olmak.
En az 5 y�l hizmet süresi olmak.
Ö�renci bilgi sistemleri (ÜBYS, YÖKS�S, ÖSYM i�lemleri) hakk�nda bilgi sahibi olmak.
MS Office (Word, Excel, Outlook) uygulamalar�n� iyi derecede kullanabilmek.
Resmi yaz��ma kurallar�, ar�iv ve belge yönetimi bilgisine sahip olmak.
Yüksekö�retim Kurumlar� �dari Te�kilat Yönetmeli�i, Disiplin yönetmelikleri ve akademik takvim düzenlemelerine hâkim olmak.

BÜRO PERSONEL�

ORGAN�ZASYONDAK� YER� : Ö�renci ��leri Daire Ba�kanl�� birimine ba�l� görev yapar.

BA�LI OLDU�U B�R�M : Ö�renci ��leri Daire Ba�kanl��.

BA�LI BULUNAN B�R�MLER : Otomasyon �ube Müdürlü�ü, Yaz� ��leri �ube Müdürlü�ü, Kay�t - Kabul �ube Müdürlü�ü, Burs Takip �ube Müdürlü�ü.

GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

Kay�t, kay�t dondurma, muafiyet, dikey geçi�, yatay geçi�, harf notu sistemi gibi ö�renci i�leri konular�nda ö�rencilere bilgi vermek,
Ö�renci belgesi, transkript gibi ilgili evraklar� düzenlemek,
Dönem sonunda ve istendi�inde; yüksekokul ba�ar� istatistiklerini haz�rlamak S�nav dönemi rapor i�lemlerini takip etmek ve ar�ivlemek,
Ö�renci i�leri ile ilgili güncellenen yönetmelikleri takip etmek,
Üniversitemizin mevcut ö�renci i�lerini, ö�renci say�lar�n� takip ve kontrol etmek,
Ö�renci i�lerinde kullan�lan formlar� düzenlemek ve yönetime onay için sunmak,
Ö�renci i�leri personeli olarak, görev alan� itibariyle yürütmekle yükümlü bulundu�u hizmetlerin yerine getirilmesinden dolay� amirlerine kar�� sorumlu olmak ve verilen di�er görevleri yürütmek.
Akademik takvim, s�nav ve kay�t i�lemleri, ö�renci bilgi sistemi gibi süreçleri planlay�p, haz�rlar.
Ö�rencilerin kay�t, kay�t yenileme, ders seçimi i�lemlerini yürütür,
Not, s�nav ve ba�ar� durumlar�n� takip eder,
DGS, yatay geçi�, süreçlerini takip eder,
Transkript, ö�renci belgesi gibi resmi evraklar� düzenler,
YÖKS�S, E-devlet, OBS sistemlerine veri giri�i yapar,
Ba�vurulara süresinde yan�t verir,
Ar�ivleme ve evrak takibi yapar,
Payda� kurumlarla (YÖK, Di�er Üniversiteler) yaz��malar.
Katk� pay� ve ö�renim ücretlerinin takibi (Mali ��ler ile koordineli),
Ö�renci kimlik kartlar�n�n bas�m� ve fakülte/Meslek Yüksekokullar�na teslimi,
Geçici mezuniyet belgesi ve diploma i�lemleri,
Mezuniyet sonras� YÖKS�S ve e-Devlet veri güncellemeler

YETK�: Görev ve sorumluluklar�na ilaveten üst birimce verilen i�lemlerde yetkilidir.

ÜBYS veri giri�i ve güncelleme yetkisi,
Resmî belge düzenleme yetkisi,
ÜBYS Üzerinden Evrak ��leme yetkisi,
Evrak ve bilgi kontrol Yetkisi,
K�s�tl� bilgilere eri�im yetkisi,
Akademik takvime ba�l� süreçleri ba�latma yetkisi,
Hatal� veya uygunsuz talepleri reddetme / düzeltme yetkisi,

YETK� DEVR�: Bulunmad�� durumlarda görevini tecrübeli di�er bir idari personele devreder.

ARANAN KR�TERLER:

En az yüksekokul mezunu olmak,
Ofis programlar�na hakim olmak,
Temel seviyede yabanc� dil bilmek,
Etkili Konu�ma ve ikna kabiliyetinin olmas�.

GAZ�ANTEP

�SLAM B�L�M VE TEKNOLOJ�

�N�VERS�TES�