Görev Tanımı :
Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler doğrultusunda; Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün vizyonu, misyonu çerçevesinde, görev alanı ile ilgili tüm iş ve işlemlerin, faaliyetlerin etkenlik, verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmalar yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek ve denetlemek, Müdürlüğün bünyesinde bulunan tüm iş akış şemalarını, görev tanımlarını belirlemek, personel ayrımı yapmaksızın güvenli ve huzurlu iş ortamı yaratmak, yapılan işlerin kontrolünü ve denetlenmesini sağlamak, üst birimlerle diyaloğa geçerek Müdürlüğün ihtiyaçlarını, sorunlarını bildirmek veya gidermek vb. işlemleri mevzuatta belirtilen şekilde yürütmek.
Görev ve Sorumlulukları :
- Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı tarafından havale edilen kurum içi ve dışı yazışmalar,
- Üniversite ve bağlı birimler arasında ( akademik- idari ) resmi yazışma kurallarının mevzuatına uygun olarak uygulanmasını, bilgi, belge alışverişini hızlı, sağlıklı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini koordine etmek,
- Kurumun evrak akış işlemlerini yürütmek: Kuruma dışardan gelen evrakların ilk kaydını yapmak, Genel Sekreter ve Rektörlük Makamınca ilgili birimlere havalesini sağlamak,Evrakın ilgili birimlere zimmetle teslimini yerine getirmek. ÜBYS Programının kullanılmasında birimlere rehberlik yapmak,
- Gelen-Giden evrakların sınıflandırılması, kayıtlanması, dosyalanması, arşivlenmesi, yazışmaların yapılması, duyurulması,
- Gelen ve giden evrakların en kısa sürede ilgili birimlere ulaştırılması,
- Kurum, kuruluş ve şahıslardan Müdürlüğe gelen yazılara en kısa sürede cevaplandırması için gerekli işlemleri yapmak,
- Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurullarında alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,
- Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını Üniversiteye bağlı birimlere iletmek,
- Üniversitemizde kurulan komisyonların kararlarının yazılması ve yazışmaların saklanması,
- Genel Sekreterlik Biriminde görevli personelin izinlerini takip etmek, hastalık onaylarını çıkarmak, Personel Daire Başkanlığı'na ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı'na bildirimlerini yapmak.
- Müdürlük personeli arasında iş bölümünü sağlar, gerekli denetimi ve gözetimi yapar,
- Hizmetin gerçekleştirilmesinde personele yazılı ve sözlü görevler vererek, görevlerin takibini yapmak,
- Yapılacak yazışmaları kontrol etmek, paraf etmek ve üst yöneticilere sunmak,
- İdari personelin izinlerini işleyişi aksatmayacak şekilde düzenlemek,
- Personelin işlerini daha verimli, etkin ve kaliteli yapmalarını sağlayacak, beceri ve deneyim kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmelerine olanak tanımak,
- Personelin kılık kıyafet, devamsızlık vb. hususlarını denetlemek ve takip etmek,
- Personelin sorunlarını tespit ederek, çözüme kavuşturmak, gerektiğinde üst yöneticilere iletmek,
- Personel arasında koordinasyon sağlamak, mevzuatta verilen görev ve yazışmaları zamanında eksiksiz olarak yaptırmak,
- Personelin teknolojik gelişime ve kurumsal iletişime açık, evrensel değerlere ve insan haklarına saygılı olarak, etik anlayışına uygun şekilde hizmet vermesini sağlamak,
- Değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları için standartların belirlenmesini sağlamak,
- Görevleriyle ilgili toplantılara katılmak,
- Hizmetlerin geliştirilmesi yönünde uygulamada karşılaşılan sorunları ortadan kaldıracak tekliflerde bulunmak,
- Müdürlükte kullanılan malzemelerin talimatlara uygun olarak kullanılmasını ve korunmasını sağlamak,
- Müdürlüğün misyon ve vizyonunu belirleyerek, tüm çalışanlarla paylaşarak, gerçekleşmesi için çalışanları motive etmek,
- Müdürlüğün fiziki donanımı ile personelin etkili, etkin ve malzemelerin ekonomik olarak kullanılmasını sağlamak,
- Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek,
- Müdürlüğün işlerini düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
- Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
- Yukarıdaki iş ve işlemlerin ilgili memurlar tarafından yerine getirilmesini sağlamak,
Yetkileri :
- Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak,
- Faaliyetlerin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek,
- İmza yetkisine sahip olmak,
- Yazışmalarda paraf atmak, personelin izinlerini onaylamak,
- Emrindeki personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işi kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma yetkisine sahip olmak.